施術写真はスマートフォン、デザインは紙のカルテ、お客様の要望は別のメモというように、記録場所が分かれていないでしょうか。情報が分散すると、次回来店前に前回の内容を見返すとき、必要な記録を探す手間が増えてしまいます。
アイラッシュサロンの電子カルテ運用では、すべてを細かく書くことよりも、「毎回どの項目を、どこに残すか」を決めることが大切です。この記事では、施術内容、写真、手書きデータ、メモを顧客ごとに整理し、履歴から確認しやすくする方法を解説します。
記録が見つけにくくなる主な理由
紙とデジタルが混在していることだけが原因ではありません。同じスタッフでも日によって記録の粒度が変わったり、スタッフごとに項目の使い方が異なったりすると、電子化しても探しにくさは残ります。
例えば、写真だけを保存しても、それが施術前なのか施術後なのか、どのデザインに対応するのかが分からなければ、次回の確認には使いにくくなります。反対に、文章だけでは左右差や配置などを伝えにくい場合があります。
そこで、記録方法を次の三つに分けて考えます。
- 文章で残す情報：デザイン、使用した内容、お客様の要望、次回確認したいこと
- 写真で残す情報：施術前後の状態や仕上がり
- 手書きで残す情報：左右差、配置、形など文章だけでは伝えにくい内容
写真と手書きは文章の代わりではなく、文章を補う記録として使うのがポイントです。
最初にカルテの入力ルールを決める
店舗で共通の記録項目をそろえる
まず、次回来店時に必ず確認したい情報を洗い出します。アイラッシュサロンなら、施術メニュー、デザイン、お客様の要望、施術時の対応、次回へのメモなどが候補になります。
Quartetsのカルテでは、店舗のカルテ設定に応じて、メニュー、状態、オーダー、施術、メモなどの入力欄を表示できます。項目名や表示内容は店舗設定によって変わるため、スタッフ全員が同じ意味で使える名前にしておくと運用をそろえやすくなります。
入力ルールは長文にせず、「メモ欄には次回確認事項を書く」「デザイン名は表記を統一する」といった短い決まりから始めます。自由記述が中心でも、書く場所が固定されていれば一覧検索で探しやすくなります。
記録するタイミングを決める
記録を後回しにすると、写真と文章の対応が曖昧になりやすくなります。施術後にカルテを作成し、文章と手書きを保存したうえで、編集画面から写真を追加する流れを店舗内で統一します。
Quartetsでは、新しいカルテを一度作成してから、編集画面でギャラリー画像を追加します。新規作成画面では画像を追加できないため、「カルテ作成後に写真を登録する」と手順を決めておくことが必要です。
写真と手書きデータを使い分ける
施術写真は一つのカルテにまとめる
Quartetsでは、一つのカルテにギャラリー画像を最大5枚まで追加できます。画像は拡大して確認でき、ドラッグ操作による並び替え、削除、左右90度の回転にも対応しています。
画像の順番にも店舗内のルールを設けると、見返すときに迷いにくくなります。例えば「施術前、施術後、補足」の順にそろえます。上限を超えて残そうとせず、次回来店時に比較するために必要な写真を選ぶことも大切です。
手書き入力は図で伝えたい情報に使う
手書き入力では、背景テンプレート上にペンで描画し、色や線の太さ、消しゴムなどを使えます。一つのカルテにつき最大3面まで保存できます。
左右差や配置など、文章だけではスタッフ間で解釈が分かれやすい内容を図にするときに向いています。ただし、手書きだけでは意図が伝わりにくいこともあるため、必要に応じてメモ欄に短い説明を添えます。
手書きボードの「保存する」は、描画をカルテ画面のプレビューへ反映する操作です。最後にカルテ自体の「作成する」または「保存」を押して、記録を確定します。
来店前に履歴を見返す運用をつくる
記録は残すだけでなく、必要な場面で見つけられることが重要です。Quartetsのカルテ一覧では、顧客名、日付、担当スタッフ、入力内容、メモ、顧客タグなどで絞り込めます。簡易表示と詳細表示を切り替え、まず候補を探してから内容を確認できます。
カルテ編集画面では、同じお客様の前後のカルテへ移動できます。次回来店前には、直近のカルテだけでなく、必要に応じて前の記録も確認し、デザインや要望の変化を見比べます。
スタッフ間で確認手順をそろえるなら、次の流れが分かりやすいでしょう。
- 顧客名や顧客タグで対象のカルテを探す
- 直近カルテの文章、写真、手書きを確認する
- 前のカルテへ移動し、変更点がないかを見る
- 今回確認する内容を施術前に整理する
- 施術後に新しい記録を同じ項目へ残す
カルテ複製を使うときの注意点
前回と入力項目が似ている場合は、カルテの複製機能を利用できます。複製すると、手書き画像やギャラリー画像なども新しいカルテへコピーされ、来店日は複製を実行した日に設定されます。
便利な一方で、前回の要望や写真を今回の情報と取り違えないよう注意が必要です。複製後は、日付、担当スタッフ、施術内容、メモを確認し、今回に不要な画像や記述を整理してから保存します。複製を単なるコピーとして終わらせず、今回の記録へ更新する手順まで決めておきましょう。
導入時は小さなルールから始める
電子カルテへ移行するときに、最初からすべての項目を埋めようとすると運用が続きにくくなります。まずは、次回来店時に必要な項目、写真の並び順、手書きを使う場面の三つを決めます。その後、スタッフが迷った箇所を見直しながら入力ルールを調整します。
Quartetsの電子カルテでは、顧客ごとに施術記録、画像、手書きデータ、メモを保存し、一覧検索や前後カルテから履歴を確認できます。現在の紙カルテや写真管理からどのように移行できるかを確かめたい場合は、問い合わせや無料トライアルで実際の画面を確認する方法もあります。