施術後の入力が二重になるなら、会計までの流れを見直すタイミングです
施術内容をカルテへ残した後、別のレジへメニューや店販商品を入力し、値引きや支払方法ももう一度選ぶ。こうした手順が日常になっている美容サロンでは、会計を急ぐ時間帯ほど転記の確認が増えがちです。電子カルテとPOSを別々の画面として考えるのではなく、顧客・施術・会計・売上を一続きの業務として捉えると、見直すべき点が整理しやすくなります。
この記事では、電子カルテとPOSを一体で扱うときに、施術後の同じ場面がどう変わり得るかを紹介します。大切なのは、作業時間や売上への効果を決めつけることではなく、自店の入力経路と確認作業を比べることです。
施術後の会計で起こりやすい小さな行き違い
たとえば、夕方の予約が続く日の施術後を想像してみてください。スタッフはお客様の前回内容を確認し、今回の施術内容をカルテへ記録します。店販品を購入されたため、その内容も控えます。しかし会計では別のレジ画面を開き、施術メニュー、商品、値引き、支払方法を改めて入力します。カルテのメモとレジの内容が合っているかを見直している間、お客様には会計をお待ちいただくことになります。
この場面で問題になるのは、単に入力欄の数だけではありません。スタッフごとに「先にカルテを書くか、レジを済ませるか」が異なると、あとで確認する場所も分かれます。会計後に店販品や値引きの記載漏れに気付けば、修正の対象も増えます。営業終了後に売上を確認するときも、施術と購入の内容を別々に照らし合わせる必要が出てきます。これは架空の店舗の事例ではなく、分かれた運用で起こり得る日常的な手間の一例です。
導入前後で見る、同じ施術後の場面
導入前は、カルテに施術記録を保存してから、別システムの会計画面で同じ施術に関係する情報を入力する流れになりやすいでしょう。入力する順番や、どちらを正しい記録として確認するかを、店舗内で決めておく必要があります。
Quartetsでは、POS利用設定が有効な場合、カルテ作成・編集画面のPOS欄で会計明細を扱えます。施術メニュー、施術オプション、指名料、店販、値引き、クーポンを明細へ加え、単価・数量・担当スタッフを調整し、支払方法ごとの金額を記録できます。保存時には、カルテと明細、支払方法が保存されます。
つまり導入後は、顧客を確認してカルテへ施術内容を残す場面の中で、会計に必要な明細と支払内容も扱う設計にできます。登録済みのカルテにはお客様ごとの来店記録と会計情報が集まり、店舗側は施術の記録と会計結果を別々の帳票だけで追わない運用を検討できます。すべての入力が不要になるわけではありませんが、同じ内容を別レジへ転記する必要があるかを見直す出発点になります。
つながった運用が店舗・スタッフ・お客様にもたらすこと
店舗経営者にとっての一つ目の利点は、確認する情報の流れをそろえやすいことです。施術、店販、値引き、クーポン、支払方法がカルテの会計明細として残るため、会計時の判断と記録の確認先を整理できます。二つ目は、売上を振り返る際の前提をそろえやすいことです。Quartetsには売上レポート画面があり、カルテに保存した会計情報と切り離さずに、日々の店舗運営で何を確認するかを考えられます。
スタッフにとっては、施術の記録を残した直後に、会計に必要な項目を同じ業務の流れで確認しやすくなります。お客様にとっても、スタッフがカルテと別レジを往復して照合する場面を減らせる可能性があります。ただし、待ち時間が必ず短くなるとは限りません。メニューや商品、値引き、支払方法の登録状況、店舗内の役割分担によって会計の進み方は変わります。
導入前に確認したい三つのポイント
- 施術メニュー、店販商品、値引きの情報を、会計で選べる状態に整えられるか。Quartetsでは商品、カテゴリー、メーカー、値引きをPOSマスタで管理します。
- 現在カルテとレジへ重複している項目は何か。施術名、購入商品、値引き、支払方法を紙に書き出すと、統合したい範囲を話し合いやすくなります。
- 売上確認で見たい単位は何か。会計の入力をまとめるだけでなく、日々の確認や営業終了後の振り返りに必要な情報を先に決めておくことが大切です。
Quartetsで、カルテとPOSを一つの業務として考える
Quartetsの電子カルテは、お客様ごとの来店記録、施術内容、画像、会計金額などを管理する機能です。POS利用設定を有効にした店舗では、そのカルテ内で施術メニューや店販、値引き、クーポン、支払方法の明細を記録できます。顧客情報を起点に、施術記録から会計、売上確認までの道筋をそろえたいサロンにとって、電子カルテとは別にPOSを導入する構成が必要かを見直す材料になります。
まずは、施術後に誰が何をどこへ入力しているかを確認してみてください。その上で、カルテと会計をつなげることで減らせそうな転記や照合があるかを考えると、自店に合う運用を判断しやすくなります。